Auf der sicheren Seite: Software Asset Management (SAM)

Die Anzahl von Compliance-Audits durch Softwarehersteller nimmt zu*. So besteht laut GARTNER-Studie* für ein Unternehmen eine 65-prozentige Chance, ein Software-Audit zu erleben. „Allerdings würden nur rund 5 Prozent der Unternehmen in Deutschland eine spontane Überprüfung ihrer Softwarelizenzierungseinhaltung unbeschadet oder nur mit kleinen Mängeln bestehen“, sagt Christian Dittrich, Gründer und Geschäftsführer der DITTRICH + Kollegen GmbH in Köln. Eine fatale Situation, zumal mangelhaftes Lizenzmanagement schnell straf- und zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. DITTRICH + Kollegen bietet nun mit Software Asset Management (SAM) ein Verfahren** an, das den effizienten und legalen Umgang mit Softwarelizenzen in einem Unternehmen absichert. Durch Prozessoptimierung und solides Lizenzmanagement können so bis zu 30 Prozent*  finanzielle Einsparungen erzielt und rechtliche Risiken ausgeschaltet werden.

Laut Gesetz: Die Unternehmensführung haftet persönlich
„Gibt es in einem Unternehmen weniger Lizenzen als Software-Bereitstellungen oder    -Installationen, ist dies strafbar und teuer“, so Dittrich. Je nach Ausmaß der Unterlizenzierung müssen die verantwortlichen Softwarehalter mit horrenden Geldstrafen in Höhe von mehreren tausend Euro oder sogar mit der Eröffnung eines Strafverfahrens rechnen. Haftbar ist dabei laut Gesetz in der Regel der Vorstand oder Geschäftsführer selbst, auch wenn IT-Prozesse an einen externen Dienstleister ausgelagert sind.

Einsparpotential von 15 bis 30 Prozent
Kein rechtliches, dafür aber ein finanzielles Risiko besteht auch bei Überlizenzierung: „Diese ist zwar straffrei, aber auch teuer. Es wird Kapital in Lizenzen gebunden, die nicht verwendet werden. Das ist so, als ob ungenutzte Firmenwagen auf dem Hof stehen – nur sieht die Lizenzen niemand“, so Dittrich. Praxiserfahrungen zeigen, dass im Durchschnitt rund 30 Prozent der einmal erworbenen Softwarelizenzen nicht mehr genutzt werden. Das Einsparpotential des eingesetzten Softwarebudgets ist laut aktueller Studien*** mit 15 bis 30 Prozent immens.

Zuständigkeiten regeln – Prozesse effektiver steuern
Oft geraten Firmen aus reiner Unwissenheit in die Situation einer Unter- oder Überlizenzierung. „Einige Unternehmen kennen zwar bereits die Notwendigkeit und sehen auch die Vorteile eines soliden Lizenzmanagements“, so Dittrich. „Jedoch verfügen sie häufig noch nicht über eine prüfungssichere Gesamtlösung.“ Oftmals gibt es gar keinen Verantwortlichen für diesen Bereich in einer Firma. Dabei sind Softwarehalter dazu verpflichtet, eine Übersicht über ihre erworbenen und eingesetzten Lizenzen zu führen. Denn bei Installation einer Software gehen sie mit dem Softwarehersteller automatisch ein Vertragsverhältnis ein, das diesen berechtigt, jederzeit, aber höchstens einmal im Jahr, die Software-Lizenzierungseinhaltung zu prüfen. Auch für die Vergangenheit muss dabei jederzeit nachweisbar sein, welche Lizenzen welcher Hardware und welchem Benutzer zugeordnet sind. Im Falle einer spontanen Überprüfung durch Softwarehersteller bricht dann schnell Hektik aus, um die geforderten Lizenzinformationen zu erhalten und verlässliche Aussagen über die tatsächlich installierten Softwaresysteme treffen zu können. „Versichern gegen eine solche Prüfung kann man sich nicht“, so Dittrich. „Lediglich ein zertifiziertes Lizenzmanagement verspricht absolute Sicherheit.“

Unabhängige Beratung für den individuellen Bedarf
Zuverlässige Sicherheit und kurzfristige Beratung bietet die DITTRICH + Kollegen GmbH. Dabei passt das Beratungsunternehmen seine Vorgehensweise spezifisch an den Bedarf jedes Unternehmens an: „Manche Firmen wünschen nur eine einmalige Analyse oder Beratung, um SAM anschließend selbständig betreiben zu können. Andere suchen einen Partner, der langfristig berät und SAM für sie übernimmt“, so Dittrich. „Wir können beides.“
Mit Implementierung einer speziellen Software startet eine sechs- bis achtwöchige Analyse des aktuellen Lizenzstatus des jeweiligen Unternehmens. Die Microsoft Licensing Professionals (MLPs) von DITTRICH + Kollegen erarbeiten auf dieser Grundlage individuelle Empfehlungen, wie schnell und kostenoptimiert Unter- und Überlizenzierungen korrigiert werden können. „Firmen können oft direkt an mehreren Stellen ansetzen. Es kann schon viel verbessert werden, wenn zum Beispiel Richtlinien zur Softwarebeschaffung und -nutzung aufgestellt oder die interne Zuständigkeit für diesen Bereich geregelt werden. Mit unseren Tools sehen Unternehmen darüber hinaus ganz genau, welche der installierten Softwareprodukte von welchem Mitarbeiter wie oft genutzt werden. Damit haben sie eine belegbare Entscheidungsgrundlage zum Einsparen unnötiger Kosten“, erklärt Dittrich. Die Verantwortlichen erhalten eine übersichtliche Aufstellung, die per Klick Antworten auf alle heiklen Fragen liefert. Damit haben sie stets die Sicherheit, dass lizenzrechtlich alles in bester Ordnung ist.

SAM-Zertifikat schützt vor externen Prüfungen
Nach einem erfolgreich durchgeführten Audit stellt die DITTRICH + Kollegen GmbH auf Wunsch zusätzlich das SAM-Zertifikat aus. Dieses wird von Microsoft ebenso anerkannt, wie von der Business Software Alliance (BSA) und der KPMG. Ein Unternehmen ist damit ein Jahr lang vor externen Prüfungen geschützt.