Die Abkürzung SEPA wird für den Begriff „Single Euro Payments Area“ verwendet. Die Umstellung erfolgt zum 01.02.2014. Die Einführung von SEPA führt zu Umstellungen bei den Bankverbindungen von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden. Für eine Firma bedeutet es, dass Ablaufprozesse aktuell im Unternehmen umgesetzt werden müssen.
Bildquelle: bundesregierung.de | Foto: Marco Laux
Die Meilensteine bei der SEPA Einführung
1. Aufstellung eines SEPA Projektteams
Das Projektteam SEPA sollte Schritt für Schritt wichtige Maßnahmen koordinieren und Kunden zeitnah mit den wichtigsten Umstellungsdaten versorgen. Das Projektteam könnte beispielsweise aus Vertretern der betroffenen Abteilungen, wie IT-Abteilung, Personal, Vertrieb und Kundenbetreuung bestehen. Das Angebot von Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen trägt dazu bei, dass Zahlungen in Euro einfach und bequem durchgeführt werden können.
2. Entwicklung eines individuellen SEPA Umsetzungszeitplanes
Hierzu gehören Verantwortlichkeiten und Termine für das jeweilige Unternehmen. Experten veranschlagen den Aufwand für die Umstellung auf SEPA als hoch. Laut einer repräsentativen Studie der Postbank haben bereits mittelständische Betriebe mit der SEPA Umstellung begonnen. Es ist absehbar, dass einige Unternehmen unter Zeitdruck geraten können.
3. Kontaktaufnahme mit der Hausbank wegen SEPA
Es geht um die Vereinbarung von späteren Tests, die hilfreich sein können. Ländergrenzen werden zunehmend an Bedeutung verlieren. Unternehmen und Konsumenten können Waren und Dienstleistungen bereits in allen Teilen Europas erwerben. Standardisierte Bezahlverfahren werden diese Entwicklung unterstützen.
4. Überprüfung der Geschäftsdokumente auf rechtliche Belange
Hierzu gehören AGBs, Impressums und insbesondere Lastschriften mit Mandatsneuerungen. Mit einem europaweit einheitlichen SEPA-Lastschriftverfahren können fällige Rechnungsbeträge per Lastschrift in Deutschland und Europa eingezogen werden. Für erteilte Einzugsermächtigungen müssen bei Kunden keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden.
Lediglich bei SEPA-Lastschriften für Firmen wird es aufgrund der rechtlichen Ausgestaltung keine Weiternutzung von bestehenden Abbuchungsaufträgen geben. Hier muß ein neues Mandat eingeholt werden.
5. Analyse von EDV-System, Schnittstellen und Geschäftsprozesse bezüglich einer SEPA Umstellung
6. Anpassung der hausinternen Anwendungen und Prozesse an das neue SEPA Verfahren
Hierzu gehört der Aufbau einer eigenen Mandatsverwaltung für SEPA.
7. Ergänzung der Geschäftskommunikation durch IBAN und BIC
Dazu gehören Rechnungen, Angebote, Formulare und Verträge. Bei der Aktualisierung von Briefköpfen und der Integration von SEPA Lastschriftmandaten in die Unternehmensprozesse sind einige Änderungen vorzunehmen. Insbesondere die Anpassung der Software erfordert ein gewisses Engagement.
8. Erweiterung der SEPA Stammdaten um IBAN und BIC
Dazu gehören die Stammdaten von Kunden, Geschäftspartnern (Lieferanten), Mitarbeitern und sonstigen Dritten. Die Auftraggeber benötigen bei einer Bank nur den IBAN, welcher das Länderkennzeichen, die Kontonummer, die Bankleitzahl und eine Prüfziffer enthält. Die Angabe von IBAN und BIC sind auf dem Kontoauszug zu finden.
9. Beantragung einer für SEPA notwendige Gläubiger-Identifikationsnummer
Diese Gläubiger-Identifikationsnummer ist bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen. Bei Lastschriften über 12.500 Euro in das Ausland besteht eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank.
10. Schulung der Mitarbeiter
Hierzu gehören die Mitarbeiter eines Unternehmens, welche im Vertrieb, Kundenservice oder Personalabteilung tätig sind. Die Schulung umfaßt wesentliches rund um SEPA.
Der SEPA Account Converter
Das Ziel der SEPA-Einführung ist eine Vereinheitlichung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs in Europa herzustellen. Eine bequeme und sichere Datenumstellung kann mit dem SEPA Account Converter erfolgen. Der SEPA Account Converter der Sparkassen und Landesbanken stellt ein einfach zu bedienendes PC-Programm dar, welches den Umstellungsaufwand auf ein Minimum reduzieren kann.
Weiterführende Informationen zum Thema SEPA finden Sie auf www.sparkasse.de
