Die Akten stapeln sich in den Schränken und immer neue Unterlagen kommen hinzu – doch wie lange müssen Sie diese aufheben? Für Gewerbetreibende gelten Fristen, die gesetzlich vorgeschrieben sind und eingehalten werden müssen. Lesen Sie nachfolgend: Was in welcher Form und wie lange aufzubewahren ist.

Für wen gelten die Aufbewahrungsfristen?

Wenn Sie laut Steuer- oder Handelsrecht gesetzlich verpflichtete sind Buch zu führen, müssen Sie entsprechende Unterlagen für eventuelle Steuerprüfungen auch aufbewahren. Dies gilt für Gewerbetreibende, die einen Umsatz von 600.000 Euro überschreiten und/oder einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Jahr erzielen. Zudem müssen diejenigen Berufsgruppen die Unterlagen aufheben, die laut Handelsgesetzbuch oder anderer Verordnungen, die für ihren Tätigkeitsbereich gelten, dazu verpflichtet sind.

Wie lange müssen welche Dokumente gelagert werden?

Geschäftsunterlagen müssen entweder sechs oder zehn Jahre aufgehoben werden. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angelegt oder geändert wurden. Welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, ist in §147 der Abgabenordnung festgeschrieben.

Die Frist von zehn Jahren gilt für folgende Dokumente:

• Bücher und Aufzeichnungen, beispielsweise Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher
• Inventare, also Bestandsaufnahmen von Vermögen und Schulden, Organisationsvorschriften, Inventuranweisungen und ähnliche Dokumente
• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanz und dazugehörige Unterlagen zur Organisation
• Buchungsbelege
• Lageberichte
• empfangene und geschriebene Rechnungen
• Zollunterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union

Sechs Jahre müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Kopien der versandten Geschäfts- oder Handelsbriefe
• sonstige Unterlagen, die für die Steuer relevant sind. Dazu gehören etwa Unterlagen zu Kalkulationen, Personalunterlagen und Ausfuhrbelege.

Die richtige Zuordnung der Dokumente kann in manchen Fällen schwierig sein, da beispielsweise nicht jeder Brief ein Geschäftsbrief ist. Wird ein Geschäft durch einen Brief vorbereitet, durchgeführt oder Rückgängig gemacht, ist es ein Geschäftsbrief. Werbematerial oder nicht angenommene Angebote gehören beispielsweise nicht dazu.

Interne Unterlagen wie Kalender oder Arbeitsberichte müssen Sie dagegen nicht aufbewahren. Diese können vernichtet werden, wenn sie nicht mehr für den Arbeitsablauf relevant sind.

Wie sollen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Dokumente müssen so gelagert werden, dass sie vor Feuer, Einbruch und Wasser geschützt sind. Dafür bietet sich beispielsweise ein Safe für den Schutz Ihrer Wertsachen an. In diesen können nicht nur Papiere sondern auch elektronische Medien gesichert abgelegt werden. Beachtet werden muss zudem, dass zu einer korrekten Aufbewahrung auch ein Dokument mit der eingehaltenen Ordnung notwendig ist. Dazu gehören beispielsweise eine Aufstellen was wo abgelegt ist und wer für die Unterlagen zuständig ist.

Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Dies ist besonders bei Thermopapier oftmals nicht einfach, sodass Rechnungen auf dieser Art Papier kopiert werden sollten. Die Originale müssen nicht aufbewahrt werden. Diese Kopien sollten rechtzeitig angefertigt werden, denn spätere Korrekturen von unleserlich gewordenen Unterlagen sind nicht erlaubt. Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden. Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können in Kopie abgelegt werden, müssen jedoch mit dem Original übereinstimmen. Eine Besonderheit stellen elektronisch übermittelte Rechnungen dar. Bei diesen muss durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt sein, dass sie echt, unversehrt und lesbar sind und bleiben. Auch bei elektronischen Kontoauszügen müssen Regeln eingehalten werden: Diese müssen elektronisch gespeichert werden, ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus.