Unternehmen müssen sich ständig weiterentwickeln und auf aktuelle Geschehnisse und Trends reagieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere die Covid-19-Pandemie hat eine hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit von Firmen weltweit gefordert. Die Entwicklungen rundum die Pandemie haben aber auch gezeigt, Remote-Teams prinzipiell von überall auf der ganzen Welt erfolgreich zusammenarbeiten können auch wenn sie nicht im selben Büro sitzen. Hier hat die Digitalisierung auf allen Unternehmensebenen einen großen Satz nach vorn gemacht – ein Trend, der sich auch 2022 fortsetzen wird. Denn mit digitalen Tools und Softwarelösungen lässt sich nicht nur flexibel und ortsunabhängig arbeiten, auch manuelle, zeitraubende Aufgaben und Prozesse werden effizienter sowie ressourcenschonender ausführbar. Die Rechnungsverwaltung profitiert davon besonders. Gerade beim Ausgabenmanagement mangelt es in vielen Unternehmen an Übersicht und Effizienz. Welche Möglichkeiten die Digitalisierung Finanzteams bietet, um 2022 digitaler, effizienter und stressfreier arbeiten, wird im nachfolgenden Artikel genauer erläutert.
Was ist digitales Ausgabenmanagement?
Ein übersichtliches Ausgabenmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens unabdingbar. Beim Ausgabenmanagement werden mit einer Analyse des Ist-Zustandes jene Bereiche ermittelt, in denen Kosten eingespart werden können. Dafür werden die regelmäßigen sowie unregelmäßigen Kosten und die Höhe der Ausgaben in Betracht gezogen. Dabei müssen sämtliche Kostenfaktoren ermittelt und eingeschätzt werden, damit eine passende Strategie entwickelt werden kann. Dabei handelt es sich um einen sehr aufwändigen Prozess, in dem viel Optimierungspotential steckt. Mithilfe einer Ausgabenverwaltungssoftware werden die Ausgaben- und Kostenprozesse des Unternehmens effizienter abgewickelt, indem alle Ausgaben eines Unternehmens digitalisiert werden – das spart Zeit und sorgt für mehr Überblick. Mit der Umstellung auf eine digitale Ausgabenlösung können alle relevanten Ausgaben zu Dienstreisen, Marketing-Ausgaben sowie unterschiedliche Abo-Abschlüsse von Tools in Echtzeit eingesehen und gesteuert werden. Indem alle Finanzprozesse automatisiert sowie digital gemanagt werden, gewinnen Firmen mehr Transparenz und Kontrolle und treffen Entscheidungen vorausschauender. Finanzteams reduzieren manuelle, repetitive Aufgaben und gewinnen effektiv Zeit, die in strategische Projekte fließen kann.
Wie können Unternehmensausgaben digitalisiert werden?
Anbieter von digitalen Ausgabenlösungen bieten physische und virtuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeiter an, welche individualisierbar und personenbezogen sind. Die Firmenkreditkarten können von einem Admin (meist der Abteilungsleiter oder CFO) ausgestellt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden oder vom Mitarbeitern selbst beim Admin beantragt werden. Die Anzahl an Firmenkreditkarten, die beantragt werden kann, ist dabei unbegrenzt. Bei der Erstellung der Kreditkarte können auch der Verwendungszweck sowie das Kartenlimit festgelegt werden. Das sorgt für optimale Zuordenbarkeit und Kontrolle. Auch für spezifische Händler lassen sich Karten erstellen und so ganz einfach mehr Ordnung ins Abonnement-Management bringen. Nach einer Zahlung werden die Mitarbeiter automatisch daran erinnert, den Beleg hochzuladen. Alle Belege und Rechnungen können entweder per Upload in der Webanwendung, per E-Mailweiterleitung oder als einfaches Foto übertragen werden. Somit werden die Belege automatisch digitalisiert. Eine solche digitale Ausgabenlösung führt dabei zu mehr Transparenz, Freiheit und Kontrolle in Unternehmen.
Vorteile von digitalem Ausgabenmanagement
Vollständige Transparenz über Ausgaben
Da Anbieter meist Zugang zu unbegrenzt vielen Firmenkreditkarten bieten, lässt sich für jeden Mitarbeiter eine eigene Karte erstellen. Der Vorteil: Jede Ausgabe wird direkt der passenden Kostenstelle zugeordnet. Finanzteams haben außerdem die Möglichkeit, den gesamten Ausgabenprozess in Echtzeit zu verfolgen. Auch einzelne Teams können eine Karte erhalten. So erhalten Finanzteams einen idealen Überblick über jegliche Kostenfaktoren und können zeitnah fundierte Budgetentscheidungen treffen.
Keine Budgetüberschreitung dank festgelegter Limits
Da bei der Erstellung einer Firmenkreditkarte neben dem Verwendungszweck auch das Kartenlimit festgelegt wird, müssen sich Finanzverantwortliche keine Sorgen mehr darüber machen, ob Mitarbeiter und Teams das Budget einhalten. So können unternehmensweit autonom Ausgaben getätigt werden und während gleichzeitig mehr Kontrolle und Transparenz gewonnen werden. Ob Software-Einkauf, Büroequipment oder Dienstreise, mit Moss werden alle Mitarbeiterausgaben sichtbar. Dies gilt sowohl für regelmäßige als auch unregelmäßige Zahlungen: Kreditkarten, die für einmalige Zahlungen ausgestellt werden, werden nach Ausschöpfen des Limits direkt gesperrt. Karten, die für wiederkehrende Zahlungen ausgestellt werden, erlauben eine sichere Abwicklung von Daueraufträgen sowie Abonnements.
Mehr Verantwortung für Mitarbeiter
Mitarbeitern wird durch die eigenen Zahlungskarten mehr Handlungsfreiheit und Eigenverantwortung gewährt. Zum einen können sie nun das festgelegte Budget einsetzen, ohne dass erneut Rücksprache mit Vorgesetzten gehalten werden muss. Zum anderen wird das Ausgabenmanagement im gesamten Unternehmen effizienter. Nicht nur die Finanzteams, auch die Mitarbeiter erhalten jederzeit Einsicht in ihre Zahlungen und sehen auch, wie viel Budget noch zur Verfügung steht, welche Ausgaben noch offen sind und welche Belege fehlen.
Höchste Sicherheit
Moderne Firmenkreditkarten bringen ein hohes Maß an Sicherheit mit sich. Mit den Kartenlimits wird Kreditkartenbetrug verlässlich vorgebeugt. Außerdem lassen sich digitale Firmenkreditkarten nicht nur in Echtzeit einsehen, sie können auch sekundenschnell eingefroren und bei Bedarf wieder aktiviert werden. Zusätzlich verfügen digitale Ausgabenlösungen über modernste Betrugspräventionssysteme, sodass die Karten bei Auffälligkeiten durch betrügerische Aktivitäten automatisch gesperrt werden. Auch diese Sperrung kann jederzeit wieder aufgehoben werden.
Fazit
Die digitale Transformation hat die Finanzabteilungen Deutschlands erreicht. Dank digitaler Ausgabenlösungen wie Moss wird die Arbeit der Finanzabteilung effizienter und stressfreier gestaltet. Mithilfe von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter wird ein Echtzeitzugriff auf Ausgaben ermöglicht. Diese Verfügbarkeit von valider Finanzkennzahlen erlaubt es, ein effektives Ausgabenmanagement zu betreiben, das hilft, Budgets besser zu verwalten und aussagekräftige Prognosen zu treffen. Gleichzeitig bringen Firmenkreditkarten ein hohes Maß an Sicherheit mit sich. Letztlich profitieren auch die Mitarbeiter, da sie eigenverantwortlich und ohne lange Wartezeiten auf Freigaben das zahlen können, was sie für ihre Arbeit benötigen. Mit der Umstellung auf digitales Ausgabenmanagement stellen sich Unternehmen von Anfang an richtig auf, um auch 2022 wettbewerbsfähig zu bleiben.
